Privacy statement SKH en Kinderopvang Harderwijk B.V.

Inleiding

SKH en Kinderopvang Harderwijk BV hechten veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. In dit privacybeleid willen wij heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij maken duidelijk waarom wij bepaalde informatie verzamelen, hoe wij de privacy waarborgen, welke rechten betrokkenen, van wie wij persoonsgegevens verzamelen en verwerken, hebben en onder welke voorwaarden wij informatie aan derden verstrekken.

Wet en regelgeving

Per 25 mei 2018 geldt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AGV). Vanaf die datum geldt dezelfde privacywetgeving in de hele Europese Unie. SKH volgt de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

1. Op welke persoonsgegevens is het privacybeleid van toepassing

Het privacybeleid van SKH en Kinderopvang Harderwijk BV omvat de volgende categorieën persoonsgegevens:

(Potentiele) klanten; te weten ouders/verzorgers en kinderen
(Potentiele) leveranciers en sollicitanten

Het privacybeleid rondom (oud) medewerkers /stagiaires/vrijwilligers van SKH is weergegeven in een apart document (Privacyreglement werknemers)

A. Potentiele klanten: ouders, verzorgers en kinderen

De persoonsgegevens van ouders/verzorgers en kinderen worden binnen SKH verzamelt en verwerkt ten behoeve van de volgende doelstellingen:

Om contact met (potentiele) ouders/verzorgers van de kinderen te kunnen onderhouden.
Voor de totstandkoming en uitvoering van de plaatsingsovereenkomst en facturatie.
Registratie van gegevens die van belang zijn voor de opvang, verzorging, begeleiding en ontwikkelingsstimulering van de kinderen.
Het voldoen aan wettelijke verplichtingen (bijv. doorgeven van persoons- en contractgegevens aan de belastingdienst, inspectie GGD en onderwijsinspectie, verantwoording van gemeentelijke subsidies en toeslagen).
Om ouders te informeren over activiteiten van SKH en pr-doeleinden/klantenbinding.

Welke gegevens worden verwerkt?

Om onze diensten te kunnen uitvoeren binnen bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende gegevens van u vragen:

Ouders/verzorgers:

NAW-gegevens
Telefoonnummer
Mailadres
BSN nummer
Bankrekeningnummer
Inkomensgegevens (indien er sprake is van gemeentelijke subsidie)
Geboortedatum (niet verplicht)
Burgerlijke stand cq gezinssamenstelling (niet verplicht)
Beroep (niet verplicht)
Telefoonnummer bij nood/achterwacht

Kind:

Naam
Geboortedatum
Soort opvang en locatie
Voorkeur voor locatie / dagdelen / startdatum
Geslacht
BSN nummer
Geplaatste dagdelen en start en einddatum
Indien van toepassing: VVE-indicatie verstrekt door consultatiebureau
Andere opvang naast peuterspeelzaal (niet verplicht)

(Aanvullende) persoonsgegevens kind op speelzaal

Daarnaast wordt er een beperkt aantal aanvullende persoonsgegevens, die van belang zijn voor de opvang, verzorging, begeleiding en ontwikkelingsstimulering van het kind, deels digitaal en deels fysiek, op de speelzaal bewaard. Dit betreft de volgende gegevens:

Informatie door ouder verstrekt bij intake (via intakeformulier en gesprek) omtrent gezinssamenstelling, medische informatie en informatie over ontwikkeling van het kind.
Registratie voortgang ontwikkeling (KIJK!)
Verslaglegging observaties, oudergesprekken en kindbesprekingen
Verslaglegging en formulieren vanuit Protocol Veiligheid, gezondheid en hygiëne en/of vanuit de meldcode Kindermishandeling en Huiselijk geweld en/of vanuit de Zorgstructuur

Persoonsgegevens waarvoor ouders/verzorgers toestemming kunnen verlenen (niet verplicht)

Het gebruik van foto’s en beeldmateriaal tbv website / facebook
Het overdragen van gegevens naar de basisschool
(Bij VVE) Het delen van informatie over de (voortgang) ontwikkeling met het CJG / consultatiebureau.

B. (Potentiele) leverancier en sollicitanten

Potentiele leveranciers

Doel van de registratie van gegevens van (potentiele) leveranciers is het kunnen voldoen aan de wederzijdse verplichtingen bij het afnemen van diensten en producten.

Gegevens die wij vragen kunnen zijn:

Bedrijfsgegevens
KvK nummer
Kontaktpersoon en bijbehorende NAW gegevens.
Gegevens tbv facturatie (bankrekeningnummer, gegevens financiële administratie)

Sollicitanten

Bij interesse in een vacature stuurt de sollicitant zijn motivatiebrief en curriculum vitae naar SKH. Deze documenten bevatten persoonsgegevens van de sollicitant. Doel van registratie van deze gegevens is het kunnen beoordelen van de geschiktheid van de kandidaat voor een functie binnen SKH. Uiterlijk vier weken na afwijzing worden deze gegevens verwijderd, tenzij met de sollicitant is overeengekomen dat deze gegevens worden bewaard ten behoeve van vacatures in de toekomst. Indien een sollicitant in dienst treedt bij SKH worden de sollicitatiegegevens bewaard in het personeelsdossier en is vanaf dat moment het privacyreglement werknemers van toepassing.

2. Foto’s en overige digitale opnamen

Op onze locaties worden regelmatig foto’s en soms video-opnames gemaakt, met als doel:

Ouders te informeren over het verloop van de dag, de activiteiten en de thema’s waar hun kind(eren) mee bezig zijn.
Deskundigheidsbevordering van pedagogisch medewerkers.
Voor publicatie op website (algemeen toegankelijk) of facebookpagina van de locatie (alleen toegankelijk voor ouders/verzorgers waarvan kind de locatie bezoekt).

Ouders/verzorgers geven bij intake eventueel toestemming voor het gebruik van beeldmateriaal van hun kind. Bij het plaatsen van beeldmateriaal op website of facebook en bij het gebruik van beeldmateriaal voor deskundigheidsbevordering wordt altijd beoordeeld per kind of ouders hiervoor toestemming hebben verleend.

Het is gebruikers van de website of facebookpagina niet toegestaan om beeldmateriaal te delen met derden.

Daarnaast komt het voor dat SKH incidenteel verzoeken krijgt van medewerkers of derden (pers, onderwijs) voor het vervaardigen of gebruik van beeldmateriaal. Het beleid van SKH is dat voor deze verzoeken altijd apart toestemming wordt gevraagd aan ouders voor het gebruik van beeldmateriaal. In een dergelijk verzoek wordt aangegeven wat het doel is van de opnames en waarvoor deze gebruikt kunnen worden. De gegeven toestemming heeft dan ook alleen betrekking op deze welomschreven situatie.

3. Beveiliging

SKH gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens. Persoonsgegevens die op papier staan worden in afgesloten kasten bewaard.

Medewerkers die kennisnemen van, en /of toegang hebben tot, persoonsgegevens zijn verplicht tot geheimhouding. Dit is vastgelegd binnen de bedrijfsregels van SKH welke een onlosmakelijk deel van de arbeidsovereenkomst vormt. Deze verplichting geldt eveneens na beëindiging van het dienstverband.

Op locaties wordt geen archief bijgehouden. Er worden alleen persoonsgegevens bewaard van kinderen die gebruik maken van de opvang op de betreffende locatie.

SKH en Kinderopvang Harderwij BV werken samen met externe partijen voor de gegevensverwerking (denk bijvoorbeeld aan softwareleveranciers). Bij een dergelijke samenwerking verlangen wij dat ook de werkwijze van de samenwerkingspartner voldoet aan de AVG en ligt er altijd een verwerkingsovereenkomst ten grondslag aan de samenwerking. In de verwerkersovereenkomst is vastgelegd hoe wordt omgegaan met de persoonsgegevens die worden aangeleverd door SKH. SKH en Kinderopvang Harderwijk BV blijven verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

4. Archivering en opslag

Gegevens die op papier staan worden zorgvuldig bewaard in afgesloten kasten. Zolang uw kind de peuterspeelzaal bezoekt wordt een deel van de gegevens op de speelzaal bewaard. Dit betreft dan gegevens die noodzakelijk zijn om contact met ouders/verzorgers van de kinderen te kunnen onderhouden en gegevens die van belang zijn voor de opvang, verzorging, begeleiding en ontwikkelingsstimulering van kinderen. Pedagogisch medewerkers zijn in dit geval verantwoordelijk voor een zorgvuldig beheer van de documenten. Wanneer de opvang eindigt gaat dit kinddossier naar de administratie en dragen zij verder zorg voor archivering en vernietiging van gegevens.

Op het hoofdkantoor draagt de medewerker kindplanning zorg voor een correcte registratie en archivering van schriftelijke informatie.

Schriftelijke gegevens worden 1 jaar na vertrek vernietigd. Indien noodzakelijk, om te kunnen voldoen aan wettelijke verplichtingen, worden sommige gegevens geanonimiseerd bewaard.

5. Verstrekken persoonsgegevens aan derden

SKH en Kinderopvang Harderwijk BV wisselen ten behoeve van de uitoefening van haar taken en wettelijke verplichtingen, persoonsgegevens uit met derden (belastingdienst, CJG, Gemeente, scholen, Verwijsindex jeugd en Gezin Noord-West Veluwe, Veilig Thuis etc.) Persoonsgegevens kunnen alleen zonder toestemming worden verstrekt aan derden indien:

Een wettelijke grondslag aanwezig is (bijvoorbeeld in het kader van kinderopvangtoeslag of verantwoording aan gemeente of controle door de GGD).
Gelet op het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld het toegestaan is en de betrokkene redelijkerwijs kan weten dat verstrekking kan plaatsvinden.
Op grond van een dringende en gewichtige reden, voor zover de persoonlijke levenssfeer van de geregistreerde(n) daardoor niet onevenredig geschaad wordt.

6. Recht op inzage, wijziging en verwijdering van gegevens

Betrokkenen kunnen gebruik maken van het recht op inzage, wijziging en verwijdering van hun persoonsgegevens. Een verzoek tot inzage, wijziging of verwijdering kan worden ingediend door te mailen naar info@skh-harderwijk.nl. SKH zal gehoor geven aan dit verzoek voor zover het bewaren van bepaalde persoonsgegevens niet vanuit een wettelijke of andere grondslag noodzakelijk en verplicht is. Er wordt een verwerkingstermijn van vier weken gehanteerd na binnenkomst van een verzoek.

De navolgende gegevens worden niet door ons overlegd:

Persoonlijke werkaantekeningen en notities voor intern gebruik.
Persoonsgegevens van derden, bijvoorbeeld klacht over een kind welke is ingediend door een andere ouder worden niet overlegd.
Persoonsgegevens die worden gebruikt in het kader van de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten en andere gevallen genoemd in artikel 10 AVG.

Voordat een verzoek tot inzage of bezwaar in behandeling wordt genomen, dient betrokkene zich eerst te identificeren. Dit kan door langs te komen op het hoofdkantoor en een geldige ID-kaart of paspoort te tonen.

7. Bewaartermijnen

SKH is verantwoordelijk voor de bewaartermijnen van persoonsgegevens. In algemene zin geldt dat:

Persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan noodzakelijk voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor zij worden verzameld. De algemene bewaartermijn is 7 jaar na beëindiging van de plaatsingsovereenkomst.
Aanvullende persoonsgegevens op locatie worden bewaard tot aan het moment waarop de plaatsing van het kind eindigt en worden overgedragen naar de administratie en binnen 1 jaar vernietigd, tenzij hier andere richtlijnen en/of termijnen voor gelden (bijvoorbeeld in geval meldcode kindermishandeling)
Correspondentie rondom klachten wordt bewaard tot een jaar nadat de klacht is afgehandeld.

8. Procedure datalekken

SKH heeft een procedure datalekken. Deze procedure treedt in werking zodra SKH op de hoogte wordt gesteld van een mogelijk datalek, Mogelijke datalekken moeten direct bij constatering gemeld worden via info@skh-harderwijk.nl

9. Vragen en klachten

Indien er na het doornemen van het privacybeleid vragen zijn, kunnen deze worden gemaild naar info@skh-harderwijk.nl. Een klacht over de verwerking van persoonsgegevens kan worden ingediend via de reguliere klachtenprocedure van SKH. De klachtenprocedure is te vinden op onze website www.skh-harderwijk.nl/skhtest. Indien de klacht niet naar tevredenheid wordt afgewikkeld is het mogelijk een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

10. Wijzigingen privacybeleid

Dit privacybeleid kan worden gewijzigd. Het meest actuele privacybeleid is te vinden op onze website www.skh-harderwijk.nl/skhtest

Harderwijk, 30 oktober 2018